| 求神保佑 流程顺利!
好多传媒公司都制定了一套完整的流程时间表,但往往不能够达标,原因有好多,约不到人照相、访问对象没有时间、不能按时交稿、美编手脚好慢、输出档案有问题、印刷机坏了、送货遇上大塞车等等。解决方法一般是:开会。如果未改善,还是开会,每天都开,最后,部门主管全去开会了,没有人做决定,流程变得更加慢,变了「留」程。如果不了解真正原因,只用开会解决的话,不妨试一下求神,求神保佑不要太多阻碍、不要坏机、多些贵人帮助......总之一切顺利,可能会更见效。
其实,流程是否顺利,在于大家对整个流程和时间观念有多重视、是否用心去解决一切阻慢流程的困难。回想当初刚入传媒工作上班的第1天,只见到公司内运动员比文职人员要多,好多人手执一张纸跑来跑去,送给其它人,就好似4x100接力赛。不过.....上班第3天,已给他们完全感染了,我都成为办公室中的一名跑手。原因就是打印机输出太慢,唯有用「跑」来追回这些被耽误了的时间。
当时,工作枱上除了电脑之外,就只有一份在一天内必须完成版面的时间表,这点已讲明,上班后,需要完成自己的工作外,准时完成同等重要。还有,在制作部的收件处,吊起了一个大型电子显示器,显示内容就是各版的完成时间及状况,如有迟稿,这显示器就会不停闪亮着,即是公司每个人都会知道哪一版正在迟稿。
另外,不同部门的合作单位,会不断互相催促大家准时,当时作为美编的我,都会不时追编辑同事交稿、追校对同事快一点。同时,亦会被编辑同事追看打印稿、制作部同事追交完成档案等。大家不需害怕不好意思,因为只要以礼相待,就不会伤和气。
这些气氛是感染出来的,所以必需教育员工重视流程的重要性,由自己做起,传播到自己所属部门,再带动其它部门,组成一个准时的工作流程系统。
两条生命线
死线:只有部门主管可以知。
就是从出书时间倒数,推算出各部门需要完成工作的真正时间。如遇突发事件,必需跟其它主管及协作单位商讨后,才可使用,因为这样会有可能改变出书时间。
底线:人人都要知、必需遵守;部门主管负责监察。
就是带有合理缓冲时间的标准,部门主管有责任辨别哪些是迟误的籍口、哪些才是真正的理由。同时亦要好像自己打了麻醉针一样,以这底线作为最后时间,督促同事必需遵守。
*合理缓冲时间:主管凭经验估计有可能出错的地方,并计算解决问题的所需时间。
传媒的工作流程 今日做明日的事
我们以杂志的1天工作做例子,假设记者3人、编辑5人、美编2人及制作部1人,工作时间09:00﹣17:00,完成10版稿。

图中例子说明,所有部门在同一工作时间底下,下午主要是预备明天上午的预备工作,好让其它部门的同事在上午时有工作可以做。
如果是报章的话,流程就非常紧张,因为每天都要完成当日的全部工作,简单的解决方法,就是编辑部门分时段上班,美编要负责两组编辑部的工作。
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